Дизайн годовых отчетов

Как дать канцелярскому стилю новую жизнь или что такое дизайн годовых отчетов?

Кто-то скажет, что такая серьезная и официальная вещь как годовой отчет не приемлет наличия в своем дизайнерском решении ярких картинок, цветастых иллюстраций или общей оформительской аляпистости. Ведь по сути, годовой отчет – это официальный документ, написанный сухим языком и в деловом стиле, содержащий в себе точные показатели финансовой деятельности предприятия и его коммерческих успехов за определенный период (обычно – за год). Так было всегда, но необязательно, что так должно быть и будет в дальнейшем, ведь сегодня дизайн годовых отчетов тоже служит определённым показателем успешной, современной и готовой к новым смелым решениям фирмы, которая ищет интересный подход ко всему – даже если это шаблонная нормативная документация.

Поэтому, с другой стороны, годовое резюме – это не только сборник цифр и номенклатурных штампов, но и серьезное имиджевое издание, которое презентует то или иное предприятие не меньше, чем огромный баннер, растянутый над главным шоссе города. То, насколько безупречно выполнен внешний вид образца, а также качество его полиграфической стороны, демонстрируют истинный уровень организации, ее отношение к работе и, естественно – к партерам и клиентам.

Естественно, здесь существует ряд оговорок.

В каком варианте может быть представлен годовой отчет?

Несмотря на то, что такая презентация по большей части – это сугубо статистическая информация, подавать ее можно не только в одной форме. Это, по большей части, обуславливается статусом компании-заказчика и аудитории, на которую он ориентирован. Существует несколько вариантов:

• Отчет-протокол – представляет из себя статичный документ без иллюстративных изысков, ориентированный на сухие нормативные обозначения, перечни и цифры;
• Отчет-проспект – представляет из себя иллюстрированный буклет с элементами блок-схем и инфографики. Содержит преимущественно только финансовые показатели;
• Отчет-презентация – четко сегментированный и структурированный вариант с богатой визуально-графической частью, а также смелыми иллюстративными решениями;
• Отчет-журнал или альбом – наиболее вольная версия, которая может содержать в себе эмоциональные описания, кричащие или игровые заголовки.

Чаще всего такая информация предоставляется достаточно узкому кругу лиц, а именно: руководящему составу, главным акционерам, генеральным партнерам и VIP-клиентам. При составлении такого материала перед дизайнером стоит крайне сложная задача, которая характеризуется необходимостью отобразить организацию в самом выгодном свете, подчеркнуть ее профессиональные достоинства, а также эффектно, но не навязчиво вывести на передний план наиболее выдающиеся достижения.

Немного статистики

По результатам опроса, проведенного Potlatch Corporation в 2010 году, большая часть опрошенных резидентов поставила подведение итогов за год на четвертое место среди важнейших коммуникативных документов, предоставляемых организациями для позиционирования себя и привлечения новых ресурсов в свою структуру (обогнать их в этом рейтинге смогли только веб-сайт, пресс-релиз и полноценная аналитическая конференция). Результаты же опроса, проведенного в 1995 году, наглядно показали, что более 80% профессионалов, так или иначе связанных со сферой ценных бумаг, менеджментом и инвестициями имеют возможность посредством такой отчетности узнать о фирме достаточно для того, чтобы начать с ней сотрудничество или же оформить партнерские соглашения.

Однако в погоне за выгодными контрактами, увеличением оборотов прибыли и популяризации собственного имени многие предприятия могут забыть, что основное их назначение – не продвижение себя как таковых, но транслирование собственной миссии с как можно более позитивным идеологическим посылом, доступным для широких слоев общества. Именно поэтому, говоря о себе, собственных достижениях или же выстраивании своего имиджевого образа не стоит забывать, что это делается сугубо для реализации той миссии, которая является основой существования организации (но никак не для хвастовства).

Трудности, связанные с созданием годового отчета

Годовой отчет – несомненно, очень важная и нужная единица в жизни любой фирмы, которая, однако, требует очень большой затраты сил, а также временных ресурсов. С одной стороны, это очень недешевое удовольствие, которое может быть не по карману многим коммерческим организациям с сильно регламентированным бюджетом. С другой стороны, написание документа, начиная с анализа информации и компиляции общей идеи до ее реализации зачастую требует от девяти до пятнадцать месяцев серьезной и кропотливой работы, которая, в условиях активной работы может быть просто непосильна для некоторых предприятий в виду отсутствия у них свободных кадров.

Если же организация поставила перед собой цель создать не просто стандартный отчет-протокол, а красочный, яркий и современный вариант, выражающий философию и ценности ее работы, то самым лучшим решением будет обратиться к специалистам. Во-первых, это выйдет – даже при печати большого тиража – значительно дешевле, чем найм собственного дизайнера, функционального аналитика, а также траты на полиграфические издержки в сторонней типографии. Во-вторых, как показывает практика, создание не просто стандартного подведения итогов, но документа с качественно проработанным дизайном, органично смотритрящегося в связке с текстовым наполнением – это вершина, не берущаяся с одного резкого наскока. Здесь существует своя специфика, которую не стоит сбрасывать со счетов и полагаться сугубо на собственные силы.

Спокойствие, только спокойствие!

Во-первых, грамотное оформление материала требует к себе трепетного и щепетильного отношения. Здесь важно не навредить и не переборщить, ведь все-таки нельзя забывать о балансе между важным дизайнерским исполнением, но и не менее важной статистической информацией, которая, так или иначе, превалирует над оформлением и является самой сутью создания документа.

Во-вторых, дизайн обязательно должен не только учитывать, но и активно выражать общий корпоративный стиль предприятия. Нельзя создать оформление из ничего или с бухты-барахты – оно обязательно должно иметь взаимосвязь с политикой, философией или же позиционированием организации себя. В противно случае, дизайнерский взгляд на такие сведения будет выглядеть нелепо, пошло и совершенно не к месту, что только испортит впечатление пускай даже и от крайне динамично растущих финансовых показателей фирмы.

Стоит отметить, что обычно финальный доклад состоит из двух основных частей. Первая – это информативная база, в которой заключена общая информация о компании, ее стратегии, а также целях и перспективах развития. Вторая часть – кладезь финансовых показателей. Числа, цифры, обозначения, термины и жесткие подсчеты – основа жизни любого бизнеса, который стремится прогрессировать!

Обобщая все вышесказанное, делаем довольно простой, но важный вывод: для разработки дизайна годовых отчетов идее необходимо грамотно лавировать по «частокольному» полю хитростей и особенностей, учет которых позволит создать не только креативный, но и по-деловому грамотный продукт.

Этапы разработки дизайна для делового отчета

Итак, рассмотрим основные этапы создания дизайна годовых отчетов, которые предполагают не только сам процесс реализации непосредственно идеи, но и предварительную работу с исходным материалом для более тонкого понимания задачи.

Первый этап – анализ тех данных, которые должны обязательно быть включены в годовую сводку. Например, это может быть как финансовая отчетность, так и решения совета директоров фирмы, а также социальная деятельность и ответственность предприятия наравне с актуальными данными о компании, ее целях, задачах и собственным позиционированием себя на рынке.

Второй этап – разработка и создание концепции, уникальной идеи, которая станет центральным сюжетом всего издания на визуальном уровне. Сам масштаб и внешний вид идеи напрямую зависят как от назначения предоставляемых сведений, так и от сущности самой организации.

В первом случае, крупные предприятия могут позволить себе несколько более нетрадиционное и нестандартное оформление в силу, во-первых, своего влияния, а во-вторых – возможности преподнесения аудитории сложной и сухой информации более понятным и доступным языком.

Во втором же случае, как уже было сказано, дизайн не должен быть оторван от идеи самого предприятия. Это является центральным моментом при формировании концепции для любой организации. В данный блок можно также включить подбор иллюстраций, текста, его группировку по утвержденным блокам и смысловым группам, а также формирование чернового макета в графическом редакторе.

Третий этап – реализация готовой дизайнерской концепции в виде вёрстки. Этот этап очень схож с проектированием любой рекламной брошюры – данный вид издания можно определить как имиджевую информационную брошюру корпоративного толка с брендинговым уклоном – однако имеет свои особенности в позиционировании и подаче материала. Так, информация в отчетном издании подается последовательно, согласно логическим, но разнородным блокам. Более сложные и масштабные данные преобразовываются в четко структурированные блок-схемы, инфорграфику, таблицы, схемы и другие формы компактной визуализации, призванные производить выжимку из объемной информации в виде четких тезисов и главенствующих понятий, которые являются ключевыми для понимая общей идеи материала.

Благодаря таким преобразованиям, сведения становятся визуально более доступной для понимания и скорости восприятия без ущерба для смысловой нагрузки. К тому же, сокращается время, требуемое на ознакомление с материалом. Человеку больше нет необходимости «переваривать» вереницу однородных членов предложения, выстроенных в соответствии с костным шаблоном – он может взглянуть на минималистичный схематический рисунок и сразу же «ухватить» главную мысль.

Четвертый этап – согласование чернового варианта с клиентом и его доработка. Это важный момент, когда заказчик имеет возможность подробно ознакомиться с прототипом своего будущего сообщения и внести коррективы уже не в теоретический проект, изложенный на бумаге, но уже готовый шаблон. В этот момент – поскольку существует наглядный и проработанный пример – возможно отсеивание или же наоборот, добавление информации, (которой либо не хватало, либо было излишне много), корректировка дизайнерских решений, касающихся как текстового, так и общего оформления, а также перенос отдельных блоков на другие позиции в зависимости от изменений логического рисунка построения макета по желанию клиента.

Пятый этап – предпечатная подготовка. Этот процесс предполагает тестовую печать окончательно согласованного с заказчиком шаблона для возможного выявления дефектов или неточностей непосредственно при наличии физического образца. Благодаря такому подходу, заказчик может не опасаться за качество финальных версий, к этому моменту полностью «протестированных» и проверенных опытными специалистами, ведь всего лишь одна опечатка способна отправить тираж из десятка тысяч экземпляров на помойку.

Важный момент! При формировании итогового варианта существуют некоторые неофициальные правила, на которые лучше обратить внимание во избежание возникновения недопонимания со стороны аудитории. Так, финансовая часть обычно оформляется сугубо черными чернилами, а красные чернила, употребленные в текстовом наполнении документа, считаются признаком плохого. Почему? Принято считать, что красные чернила используются только в том случае, если фирма терпит убытки. Поэтому использование их даже при достойных нынешних показателях может трактоваться как обеспечение себе будущего упадка.

К слову, готовый макет такого издания предполагает три варианта формирования. Это:

• склейка;
• брошюровка;
• оформление в твердый переплет.

Классическая структура годового отчета

Печатное издание годового отчета чаще всего включает в себя следующую официальную структуру документации, а именно:

• Краткие сведения о компании, ее целях и политике;
• Ключевые направления развития компании;
• Отчет о деятельности управляющих органов;
• Структура компании;
• Руководство компании лицах;
• Ключевые объекты, предоставляемые услуги и продукты;
• Результаты работы за выбранный период по основным направлениям деятельности;
• Позиция, занимаемая в отрасли или сегменте (по каким показателям она лидирует);
• Отчетность по бухгалтерии компании;
• Заключение аудитора о достоверности сведений, приведенных в бухгалтерской отчетности;
• Информация о сделках, совершенных в период, который приведен в отчетности;
• Сведения о дивидендах, начисленных по акциям;
• Информация о распределении доходов;
• Информация о потраченных за отчетный период средствах;
• Государственные дотации за отчетный период (при наличии таковых).

Указанный перечень может меняться в зависимости от отрасли, в которой реализуется компания, а также отталкиваясь от порядка отчетности компании.

Этап непосредственного изготовления годового отчета

В рамках полиграфических канонов годовой отчет может быть напечатан в любом виде, которое предполагается нормативами многостраничного тиражируемого издания. Это может быть офсет, шекографическая, а также цифровая печать. Чаще всего для данных целей используется офсет – это дешевле, но при этом качество ничуть не хуже, чем у более дорогих аналогов.

Сам метод представляет из себя печать внутренней части материала на офсетной машине с последующей постпечатной обработкой. Обложка же печатается отдельно на плотной бумаге или же картоне с возможностью ламинации, которая бывает глянцевой или матовой. В конце составные части могут соединяться при помощи клея, пружины или же скрепки. С эстетической точки зрения, вариант с использованием клея наиболее предпочтителен, так как собранный при помощи такого метода отчет выглядит изящно и не имеет ненужных стыков или зазоров. С другой же стороны клей – не самый качественный соединитель в отличие от той же пружины. Однако финальное решение остается за заказчиком: он имеет возможность выбора даже таких, на первый взгляд, несущественных деталей.

Стараясь сделать каждый отчет уникальным, рабочая группа специалистов стремится подойти к любой заявке нестандартно, что в конечном плане может быть выражено не только в общем дизайне, но и способе подачи самой информации. Например, создавая документ для крупного производителя тяжелой неформальной обуви, которую носят представители рок и панк-движений, можно не просто оформить документацию в тяжелом музыкальном стиле, но и добавить в содержательную текстовую часть сленговые выражения или же «краткий словарь настоящего рокера». Согласно классификации, такое издание представляло бы собой отчет-альбом или журнал – форматы, предполагающие большую свободу и экспрессивность творчества. Однако такой подход, касающийся не только внешнего вида отчета, но и затрагивающий его содержание (в чем смысл делать кричащую обложку и оформление отчета, оставляя канцелярский стиль изложения абсолютно неадаптированным?) на сегодняшний день может стать крайне эффектным ходом, способным заинтересовать многих людей своим конкретным и смелым решением.

Сегодня годовой отчет – это не просто инструмент отчетности, но способ показывать аудитории о собственной миссии и методах, благодаря которым она будет реализовываться. Время политики открытости и прозрачности производственных процессов требует от фирм и концернов наиболее активно позиционировать себя, а не закрываться ото всех на собственном производстве. Поэтому дизайнерски оформленный годовой отчет – это отличный понятный способ заявить о себе в полный голос и показать, что ты действительно хочешь привнести в жизнь людей.

Заказывайте дизайн годового отчета у нас на сайте. Айдентика-бренда.рф